Do działu księgowości każdego dnia trafiają faktury, wyciągi bankowe, rachunki, różnego rodzaju dokumenty podatkowe. Większość z nich musi być przechowywana przez 5 lat i to w taki sposób, aby zabezpieczyć dane finansowe. Sprawdź, gdzie i jak należy archiwizować dokumenty księgowe!
Na czym polega archiwizacja dokumentów księgowych?
Każdy dokument, który znajduje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych, potwierdza przeprowadzoną operację gospodarczą lub wpływa na kwestie podatkowe, należy do kategorii akt księgowych. Ich przechowywanie na ogół trwa 5 lat, jednak biorąc pod uwagę sposób, w jaki liczymy ten okres, często mówimy o terminie nawet 6-letnim.
Przechowywanie dokumentów księgowych, o którym więcej informacji uzyskasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/, polega na umieszczeniu ich w odpowiednio opisanych teczkach, a następnie w archiwum. Zaleca się archiwizację w zamykanych na klucz szafach, dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa.
Archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych
Obecnie dokumenty księgowe coraz częściej mają formę elektroniczną. W ten sposób prowadzi się księgi rachunkowe, przekazuje deklaracje podatkowe czy dokumenty sprzedaży. Przepisy nie wymagają ich drukowania, jednak w dalszym ciągu nakazują zachowanie zasad bezpieczeństwa w procesie archiwizacji. Przechowywanie dokumentów elektronicznych wymaga więc zastosowania odpowiednich szyfrów i haseł, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony danych.
Wiele firm wciąż archiwizuje dokumenty księgowe w wersji papierowej. O tym, jak robić to prawidłowo, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/. Możesz też skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która w Twoim imieniu zajmie się dokumentacją trafiającą do archiwum. Przepisy nie nakazują przechowywania akt księgowych w konkretnej formie, zatem pod tym względem masz dużą swobodę wyboru. Z drugiej strony, warto zdecydować się na archiwum papierowe lub elektroniczne, nie dublując rozwiązań. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, pieniądze i sporo cennego miejsca.